Gestion du personnel

Interview

Située dans le boulonnais, département du Pas de Calais,la maison de retraite Saint Antoine, est susceptible d’accueillir 120 personnes âgées, au sein de cinq services autonomes de 25 résidents en moyenne.Son directeur, Monsieur Martinet, procède à une gestion du personnel basée surla responsabilisation de celui-ci.Il estime que les préoccupations de gestion ne doivent pas gommer l’humain. Enconséquence il intègre dans sa mission de directeur les spécificités suivantes :- chef d’entreprise, meneur d’hommes, fédérateur d’équipes autour du projet d’établissement, mais également gestionnaire- humain, soucieux d’un climat qui permette aux résidents de bénéficier d’un cadre de vie agréable et au personnel de ressentir justice et équité.- catholique engagé, garant du projet fondateur de la congrégation.

Age Village : Votre cursus professionnel vous prédestinait-il à ce type de fonctions ?

Je suis issu d’une école de gestion, associée à une formation d’analyste programmeur en informatique de gestion, que j’ai expérimentée dans le secteur des matériaux de construction et celui de la distribution.Mes repositionnements professionnels, l’obtention d’un diplôme de gestion de troisième cycle ainsi qu’une réflexion approfondie sur l’éthique m’ont amené à occuper ces fonctions.

AV : Comment conceviez vous la gestion de personnel de cet établissement ?

J’ai rencontré une situation de besoins et une nécessité de maîtrise des coûts.J’ai procédé par constats :- la nécessité d’un temps important d’observation de ce secteur pour proposer une méthode de management qui permette à chacun de trouver sa place.- au sein de l‘établissement, les 80 salariés ont une répartition du temps de travail organisée en temps partiel, qui les intéresse mais nécessite une flexibilité. En outre l’absentéisme était important principalement lié aux maternités, maladies et conditions de travail.J’ai donc analysé la charge de travail du personnel par le biais des grilles médicales dont se servait le médecin, ce qui a permis de mieux répartir le planning du personnel et de pouvoir gérer les remplacements. En effet, avec le temps partiel, on développe beaucoup plus facilement un pôle de remplaçants, qui connaissent les services, les résidents et le travail à faire.Le principal avantage de cette méthode réside dans l’évaluation précise du temps passé à la réalisation des tâches de travail.L’inconvénient c’est que la grille ne permet pas de faire ressortir les coûts cachés, c’est à dire ceux qui n’apparaissent pas directement mais sont liés à des dysfonctionnements liés au comportement humain.Si l’on pouvait introduire dans cette étude des variables de type psychologique par exemple ces dysfonctionnements ressortiraient.

AV : Que met en évidence cette grille d’analyse ?

Elle identifie le temps relationnel agent/personne hébergée, le temps de déplacement, fonction de la dépendance, l’alimentation, le type de toilette, d’habillage, le degré et le type d’incontinence, le nettoyage de la chambre.Le temps passé est calculé pour chaque item.Cette étude a montré que le fonctionnement moyen d’un service requiert 27 heures par jour.Nous avons donc doté chaque unité d’un crédit d’heures de 29,58 h.La répartition des horaires est libre. Chaque équipe les gère à l’intérieur du volume alloué comme elle l’entend par rapport à la charge de travail, dans la limite du respect des nécessités de service.Cela signifie que si le personnel utilise moins d’heures que le quota, le bonus d’heures dégagées est comptabilisé et le service s’en sert sur les périodes où il utilise plus d’heures que le temps moyen déterminé.

AV : Selon vous, quels sont les avantages de ce système de gestion ?

Ce système repose sur un rapport de confiance entre la direction et le personnel.On est passé d’un système d’organisation de service pyramidal à un système de responsabilité.On ne fonctionne plus par rapport à un pouvoir mais à des responsabilités. Chaque service gère de façon autonome sa charge de travail et résout ses problèmes directement avec les autres services : exemple : lorsqu’un problème de linge surgit, un agent vérifie que la buanderie a été contactée et s’occupe de trouver une solution.Pour vous permettre d’avoir une représentation imagée de ce que vit l’institution, je suis comme un chef d’orchestre qui harmonise l’ensemble des musiciens et vérifie que chacun d’entre eux joue correctement sa partition.Je peux ainsi dégager du temps en interne afin de participer, par exemple, à des réunions au Conseil Général, ainsi qu'à différentes missions au sein d’organismes tels que l’URIOPPS, ce dont l’établissement bénéficie.Les échanges avec les partenaires institutionnels en sont facilités, nous pouvons avoir une meilleure connaissance du tissu conjoncturel, telles que, par exemple les difficultés rencontrées par les petites structures.Cela permet d’instituer une vraie collaboration qu’elles recherchent.

AV : quels sont les inconvénients de ce système ?

Un système basé sur la responsabilisation du personnel est toujours en recherche d’équilibre puisque si la confiance disparaît, ce type de gestion n’est plus envisageable.Le personnel s’exprime plus largement mais cela permet de mieux les informer par le biais de leurs représentants syndicaux ou directement, l’accès à mon bureau étant possible.Ainsi par exemple lors de la suppression du temps de pause en raison de l’institution des trente cinq heures : le personnel était persuadé qu’il s’agissait d’une décision directoriale.Il a donc fallu en expliquer les raisons.Au demeurant cette suppression a fait régresser l’organisation mise en place, et a eu pour conséquence une perte d’effectif de 3 %.En effet, les horaires sont devenus continus ; or il s’agit d’un personnel local qui préférait un temps de travail de 8 heures avec une coupure entre le matin et l’après midi.D’ailleurs j’ai fait part au Président du Conseil Général de cette perte d’effectif qui me préoccupe sur un plan financier et négocie actuellement la signature de la convention tripartite.

AV: quel est le mode d’organisation actuel ?

Il est construit de la façon suivante :Les agents d’entretien (titulaire et suppléant) s’occupent du linge, de l’hygiène dont l’HACCP, des produits d’entretien, et gèrent le questionnaire qualité.Les aides-soignantes effectuent les toilettes, élaborent les plans de travail (gestion de l’horaire de travail, remplissage des fiches ) et les plannings.Le dossier infirmier qui est dans le bureau du médecin contient un cahier de transmission sur lequel écrivent les AS et les agents d’entretien, le tout étant lu et contrôlé par les infirmières.Cette traçabilité est d’autant plus nécessaire que, compte tenu des horaires, il n’y a pas de contacts physiques entre les veilleuses de nuit et le personnel infirmier.

AV : comment communiquez vous en interne ?

Nous avons institué un outil d’information : la lettre du directeur.Ce document contient les actualités et informations destinées au personnel; il fait parfois le point et peut être aussi, un rappel à l’ordre. Toutefois, nous nous réunissons également une fois par mois.

AV : quelle est la charge de travail du personnel de nuit ?

Deux aides-soignantes plus quatre agents d’entretien à temps partiel effectuent des nuits fixes sur la base du volontariat, en lien permanent avec le médecin de garde.Elles font un tour complet, effectuent le recueil des données de confort et de sécurité des résidents, et entament une seconde ronde à partir de 3 heures qui parfois n’est pas achevée.

AV : Comment motivez-vous le personnel ?

Il existe peu de moyens de récompenser la motivation, notamment en termes de déroulement de carrière ou de salaire, puisque ceux-ci sont encadrés par les dispositions de la convention collective.NDLR : Mr Martinet a mis au point un logiciel de gestion de personnel, selon la méthode qu'il a lui même appliqué. ce logiciel est disponible sur simple demande auprès du directeur de l'établissement, mais sera obligatoirement envoyé par e-mail.Mr MartinetMaison Saint Antoine2 rue du pilbois - 62240 Desvrestél. : 03.21.99.65.65fax : 03.21.99.65.02

Agevillage
mis à jour le 08/03/2007

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2) Dossier : Exercice professionnel et transmissions